A tecnologia sempre foi parceira da saúde, seja no tratamento ao paciente, seja na gestão das instituições.

Atualmente vivemos um dos melhores momentos dessa relação com a implantação de prontuário eletrônico, suas integrações com equipamentos de exames e monitoramento, e ainda plataformas de análise de informações e composição de cenários.

Avaliando a evolução da tecnologia nas instituições, com a implantação do prontuário eletrônico, digitalização de legado e ainda, as imposições de segurança da lei geral de proteção de dados (LGPD), o setor de SAME será extinto?

Até aqui o SAME prestou importante serviço de guarda e preservação do prontuário médico (dados pessoais, evolução clínica, exames, radiografias etc.) e a elaboração de relatórios e boletins estatísticos referentes ao Movimento Hospitalar.

Entretanto, todo o trabalho era focado em organização de material físico, como:

• Retirada (e arquivamento) de prontuário para atendimento de ambulatório e/ou internação;
• Manter sempre atualizada a documentação do prontuário do paciente;
• Revisar periodicamente as seções de arquivamento, corrigindo eventuais falhas;
• Selecionar prontuários para uso da Comissão de Investigação Hospitalar, entre outros;

Mas essa era a parte do “Arquivo Médico” do nome, ainda falta falar das Estatísticas.

Normalmente são planilhas fixas, de acompanhamento repetitivo, com poucas opções de interação entre os dados. Sua manutenção é cara, uma vez que parte da leitura de cada prontuário, manual e individualmente.

SAME 2.0

No atual momento de informatização da saúde, em especial com o prontuário eletrônico, o SAME recebe uma nova roupagem. E com isso ganha ainda mais importância, passando a atuar com abrangência sem precedentes.

Seus números passam a compor painéis de BI e relatórios acompanhamentos da Administração e da Diretoria, seja para análise financeira, seja (e principalmente) para análise clínica.

A tecnologia aplicada ao prontuário para qualificar a atenção ao paciente, otimizando diagnósticos e tratamentos, passa a contribuir com toda a cadeia da gestão da instituição.

O uso cada vez mais aprimorado da TI na documentação do tratamento e na interação dos profissionais da assistência ao paciente, tem desdobrado em melhoria de fluxos e processos; diminuindo retrabalho, reduzindo custos da operação e, principalmente, construindo uma base de dados, que bem mineirada, é capaz de entregar mais que informação. Ou seja, entrega inteligência, em qualidade e tempo ótimos, para apoiar decisões clínicas e técnicas.

O SAME não desaparece, nem poderia ser assim. Ele passa a ocupar um lugar que sempre foi seu, mas por dificuldades e custos de operação, acabou sendo deixado um pouco de lado, consultado apenas em situações de auditoria ou exigência judiciais.

Novas responsabilidades e uma nova visão

A informatização da atenção ao paciente, com a implantação do prontuário eletrônico, exigirá investimentos da instituição no setor de arquivo, agora tanto para guarda com a digitalização, quanto e principalmente na equipe técnica que opera as informações.

A publicação da lei 13.787, em dezembro de 2018, incentiva tais investimentos, uma vez que a nova legislação permite a digitalização do legado em suporte papel, autorizando seu descarte definitivo.

Com a digitalização do legado e a implantação do prontuário eletrônico, o SAME pode (e deve) ser entendido como parte do setor de TI, estando em alguma medida, um fundido no outro.

O perfil do profissional que atuará com o arquivo muda. Agora a tecnologia da informação atuará diretamente com esse serviço, apoiando a administração e diretoria com a extração de informações, composição de painéis, alertas de ocorrências, etc. Permitindo monitoramento em tempo real das ocorrências com os pacientes, bem como criando relações de dados de histórico e registros nos prontuários.

As aplicações são muitas, como aderência da equipe a determinado protocolo, reação de pacientes de mesmo perfil a mesmo tratamento, ausência de informações importantes (técnica e juridicamente), comportamento de gastos por tratamento e/ou perfil, apoio à auditoria técnica, composição de relatórios de assistência, etc…

Com o processo de informatização o SAME, associado à TI, se transforma em protagonista, oferecendo informações qualificadas referentes ao tratamento do paciente, contribuindo com a gestão clínica e administrativa, permitindo o aprimoramento constante do serviço ofertado pela instituição através de análises e cruzamento de informações.

Esse processamento de informações sensíveis deve, com a vigência da LGPD (Lei 13.709/2018) ser objeto de análise do Encarregado de Proteção de Dados, que atestará sua segurança e regularidade. Tal análise será operada por relatórios de impacto, que permitirá à instituição de saúde compreender melhor seus processos e consequências.

Então…

O momento é de transformação para as instituições de saúde. Há muito se esperava pela segurança jurídica para tratamento e guarda de dados pessoais, clara e com definição de responsabilidades; assim como era grande a ansiedade das instituições para ver a possibilidade de digitalização e disposição definitiva do legado em suporte papel, permitindo o uso de enormes áreas físicas. Áreas até então utilizadas para armazenamento de prontuários, em áreas produtivas; possibilitando a redução de custos com manutenção desses documentos, e também a eliminação de riscos físicos e ambientais que o acúmulo de papel e poeira ocasiona.

Temos então um excelente cenário para (re)pensar nosso SAME, e promover a entrega que tanto se espera, como informações em tempo real para tomada de decisão administrativa e clínica, com segurança para instituições e pacientes, agora, titulares de seus dados.

Momento de trabalho. De compor a comissão permanente de revisão de prontuários, avaliar opções para digitalização, adequar processos à LGPD e, definitivamente, colocar sua instituição na século XXI.

Se você quiser suporte para tornar sua clínica, laboratório ou hospital (instituições se saúde em geral) compatível com LGPD, entre em contato com um de nossos especialistas em proteção e privacidade de dados hoje mesmo.